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Énoncé de principes sur la protection de la vie privée

 

Le présent énoncé de principes vise à informer les personnes avec lesquelles la compagnie de Produits médicaux Johnson & Johnson, division de Johnson & Johnson Inc. (« JJMP » ou « nous ») pourrait interagir dans le cadre de ses affaires, et les personnes qui pourraient utiliser les produits de JJMP (« vous »), des méthodes que nous utilisons pour recueillir, utiliser, divulguer et protéger vos renseignements personnels.

 

Nous faisons affaire avec entre autres des médecins et d’autres professionnels de la santé, des administrateurs d’établissements de santé, des candidats potentiels pour un emploi et, plus rarement, des patients qui utilisent nos produits. Aux fins de cet énoncé, les « Renseignements personnels » sont des renseignements associés à une personne identifiable, qui incluent le nom, l’adresse et autres coordonnées, des renseignements sur la santé ou des renseignements qu’une personne nous fournit lorsqu’elle nous fait part de ses questions ou commentaires sur un produit, mais qui excluent le nom, le titre, l’adresse et le numéro de téléphone du lieu de travail d’un employé d’une organisation. 

 

Le présent énoncé de principes sur la protection de la vie privée est fondé sur les principes énoncés dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada) (« LPRPDE »).

 

Exigences de la LPRPDE

 

La LPRPDE s’applique aux organisations qui recueillent, utilisent ou communiquent des renseignements personnels uniquement à des fins qu’une personne raisonnable estimerait acceptables dans les circonstances. Par ailleurs, la LPRPDE exige que les organisations se conforment à un ensemble d’obligations juridiques fondées sur les dix principes suivants :

 

1.        Responsabilité

2.        Détermination des fins de la collecte des renseignements

3.        Consentement

4.        Limitation de la collecte

5.        Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

6.        Exactitude

7.        Mesures de sécurité

8.        Transparence

9.        Accès aux renseignements personnels

10.      Plainte à l’égard du non-respect des principes

 

Nous sommes responsables des renseignements personnels que nous détenons et  avons désigné un Chef de la protection de la vie privée qui est responsable de veiller à ce que notre entreprise respecte ces principes. En outre, nous mettrons en œuvre des politiques et des pratiques destinées à donner suite à ces principes, y compris :

 

(a)        la mise en œuvre de procédures pour protéger les renseignements personnels;

(b)        la mise en œuvre de procédures permettant de recevoir et de répondre rapidement aux plaintes et requêtes;

(c)        la formation du personnel et la transmission à celui-ci de l’information relative à nos politiques et pratiques; et

(d)        l’élaboration d’information qui explique nos politiques et pratiques.

 
1.            RESPONSABILITÉ
 
1.1          Il incombe au Chef de la protection de la vie privée de s’assurer que l’organisation respecte les principes, même si d’autres membres de l’organisation peuvent être chargés de la collecte et du traitement quotidiens des renseignements personnels.
1.2          Comme nous sommes responsables des renseignements personnels en notre possession ou sous notre garde, nous devons nous assurer que pour les contrats existants ou futurs nous fournissons un degré comparable de protection aux renseignements qui sont traités par une tierce partie.
1.3          ll doit être possible de connaître sur demande l’identité, le titre et les coordonnées des personnes désignées pour agir au nom du Chef de la protection de la vie privée pour s’assurer que les principes et les politiques sont respectés.
 
2.            DÉTERMINATION DES FINS DE LA COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS
 
2.1          Les fins auxquelles des renseignements personnels sont recueillis doivent être déterminées par l’organisation avant la collecte ou au moment de celle-ci. Les renseignements personnels seront uniquement utilisés pour les fins déterminées ou suivant ce que la loi permet ou exige.
 
3.            CONSENTEMENT
 
3.1          Toute personne doit être informée de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent et y consentir.
3.2          La façon d’obtenir le consentement, explicitement ou implicitement, peut varier selon la sensibilité des renseignements et les attentes raisonnables de la personne. En tout temps, une personne peut retirer son consentement, sous réserve des restrictions prévues par une loi ou un contrat et d'un préavis raisonnable.
3.3          Généralement, nous chercherons à obtenir, au moment de la collecte, le consentement pour utiliser ou divulguer des renseignements personnels. Toutefois, dans certaines circonstances, le consentement peut être obtenu après la cueillette, mais il doit être reçu avant l'utilisation.
3.4          Nous demanderons le consentement pour recueillir, utiliser ou divulguer les renseignements personnels comme condition d'approvisionnement ou d'achat d'un produit, uniquement si l'utilisation, la collecte ou la divulgation est requise pour satisfaire à une fin définie.
3.5          Dans certaines circonstances permises ou exigées par la loi, nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels à l’insu et sans le consentement de la personne, notamment les suivants : renseignements personnels accessibles au grand public conformément à la loi; renseignements recueillis et utilisés manifestement dans l’intérêt de la personne dont le consentement ne peut être obtenu à temps; renseignements divulgués dans le cadre d’enquêtes sur la violation d’un accord ou la contravention du droit; renseignements communiqués dans les situations d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité d’une personne; renseignements utilisés pour recouvrer des créances ou pour se conformer à une citation à comparaître, à un mandat ou à une ordonnance de la cour.
 
4.            LIMITATION DE LA COLLECTE
 
4.1          Nous recueillerons uniquement la quantité et le type de renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées.
 
5.            LIMITATION DE L’UTILISATION, DE LA COMMUNICATION ET DE LA CONSERVATION
 
5.1          Nous n’utiliserons ni ne communiquerons de renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, à  moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige. Nous ne conserverons pas les renseignements personnels plus longtemps que nécessaire pour répondre aux fins déterminées.
5.2          Vos renseignements personnels ne seront divulgués que dans les circonstances suivantes et, dans ces cas, uniquement l’information nécessaire sera communiquée :
a)            À des tierces parties avec lesquelles nous faisons affaire dans le cadre de nos opérations courantes, comme des entreprises chargées d’organiser des conférences, de s’occuper du marketing, du traitement des données, de l’impression et du publipostage;
b)            À nos sociétés affiliées pour les mêmes fins déterminées; et
c)            À des tierces parties tel qu’autorisé ou exigé par la loi.
5.3          Nous ne conserverons pas les renseignements personnels plus longtemps que nécessaire ou qu’il n’est pertinent aux fins déterminées ou exigées par la loi.
5.4          Les renseignements personnels qui ne sont plus pertinents pour les fins déterminées seront effacés, détruits ou rendus anonymes.
 
6.            EXACTITUDE
 
6.1          Nous ferons de notre mieux pour nous assurer que les renseignements personnels recueillis sont exacts, complets et à jour pour répondre aux fins déterminées.
 
7.            MESURES DE SÉCURITÉ
 
7.1          Nous avons pris les mesures de sécurité nécessaires pour protéger les renseignements personnels (quel qu’en soit le format) contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisées.
 
8.            TRANSPARENCE
 
8.1          Nous ferons en sorte que des renseignements spécifiques sur nos politiques et pratiques relatives à la gestion des renseignements personnels, tels que décrit dans cet énoncé, soient accessibles à toute personne qui en fait la demande. Nos clients (au besoin) et nos employés sont informés de nos politiques et pratiques relatives à la gestion des renseignements personnels.
 
9.            ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
 
9.1          Nous informerons toute personne qui en fait la demande par écrit de l’existence de renseignements personnels à son sujet, de l’utilisation qui en est faite et des tiers auxquels ils sont communiqués, et lui permettrons de les consulter.
9.2          Nous répondrons aux demandes de renseignements faites par écrit dans un délai raisonnable et fournirons ces renseignements rapidement, sous une forme compréhensible et à un coût minime pour les intéressés.
9.3          Il sera possible pour une personne de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et d’y faire apporter les corrections appropriées.
9.4          Si une personne démontre que les renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, nous apporterons les modifications nécessaires. Lorsqu’une contestation n’est pas réglée à la satisfaction de la personne concernée, une mention de désaccord sera jointe à son dossier. S’il y a lieu, l’existence d’une contestation non résolue sera communiquée aux tierces parties qui ont accès aux renseignements en question.
9.5          Dans certains cas, nous pourrions être incapables de donner accès à tous les renseignements personnels que nous possédons au sujet d’une personne. Auquel cas, nous fournirons les raisons qui empêchent cette divulgation, notamment les suivantes : renseignements dont la transmission coûterait trop cher, renseignements faisant référence à d’autres personnes, renseignements qui ne peuvent être divulgués pour des raisons juridiques ou des raisons de sécurité, renseignements protégés par le secret professionnel et renseignements assujettis au secret liant un avocat à son client ou à la protection de l’information relative à une poursuite judiciaire.
 
10.          PLAINTE À L’ÉGARD DU NON-RESPECT DES PRINCIPES
 
10.1       Toute personne doit être en mesure de se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus au Chef de la protection de la vie privée (coordonnées ci-après). Si une plainte s’avère fondée, nous prendrons les mesures appropriées pour régler la situation.
10.2       Coordonnées du Chef de la protection de la vie privée :
Adresser vos demandes, questions ou plaintes, par écrit, au :
 
Chef de la protection de la vie privée
Produits médicaux Johnson & Johnson
division de Johnson & Johnson Inc.,
200 Whitehall Drive
Markham, Ontario L3R 0T5
 
 
 
Dernière mise à jour : 27 mai 2013